Folyamatosan dolgoznunk kell azon, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki magunkból, miközben a motivációnk elvesztését sem kockáztatjuk. Összegyűjtöttük azokat a képességeket, amelyek elsajátításával nemcsak hatékonyabbak és kiegyensúlyozottabbak leszünk, hanem minden korábbinál eredményesebben végezhetjük a munkánkat.
4 tipp a hatékony munkavégzéshez.
Reziliencia, azaz lelki ellenállóképesség: ha rendelkezünk ezzel a képességgel, akkor sokkal könnyebben birkózunk meg a munkahelyi kihívásokkal – a megújulást foglalja magába, amely segíti a változó körülményekhez való alkalmazkodást. A cél, hogy rugalmasan reagáljunk a minket érő hatásokra, kerülve az impulzív reakciókat, alkalmazva az önismeret fogalmát és több szempontból is megvizsgálva a történéseket. Így a stresszhelyzetek nem blokkolnak minket annyira, és nagyobb önbizalommal oldhatjuk meg a legnehezebb szakmai kihívásokat is.
A hatékonyság másik fontos tényezője a priorizálás képességének elsajátítása. Napi teendőink rangsorolásával jobban átlátjuk a feladataink végtelen tengerét. Mielőbb érdemes kialakítani magunkban a szervezettség szemléletét, mert bizonyos feladatkörökben enélkül képtelenek leszünk boldogulni (például vezetőként vagy projektmenedzserként, de a sok részfeladatból álló operatív munkákhoz is szükséges). A termelékeny emberek képesek sorba rendezni a feladataikat, előre venni a legsürgősebbeket, a többit pedig a nap folyamán beütemezni.
Sokan ott veszítenek a hatékonyságukból, hogy ledermeszti őket a feladataik komplexitása, és halogatásba kezdenek, ezért nem haladnak az ügyeikkel. Erre jó megoldás lehet a nagyobb feladatok kisebb részekre osztása. Vizsgáljuk meg a teendőinket, és készítsünk belőle teendőlistákat aszerint, hogy miket érdemes először megoldani az adott projektben. Gondoljunk azokra a kulcspillanatokra, mérföldkövekre, melyek a gigászi feladatban egy-egy szakaszt sikerrel zárnak le, így kiiktatjuk a megoldás folyamatából a felesleges izgalmat, jobban átlátjuk, hogy hol tartunk, és felettesünknek is meggyőzőbb választ tudunk adni a váratlan státuszt érintő kérdésekre.
A maximális hatékonysághoz el kell sajátítanunk az intenzív fókuszálás képességét. Mert vannak könnyű feladatok, amelyeken gyorsan és egyszerűen túlvagyunk, azonban bármikor találkozhatunk egy embert próbáló üggyel, amit csak elmélyülten és összeszedetten lehet megoldani. Cal Newport, a Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World könyv szerzője szerint egyre kevesebben tudnak igazi összpontosítással dolgozni a 21. században, így óriási előnyre tesznek szert a munka világában azok, akiknek sikerül megőrizni a fókuszt. Newport szerint hatékonyabbá válunk, ha az elmélyülést igénylő feladatokra mindig kialakítunk egy ütemtervet, például a reggeli órákban vagy délelőtt foglalkozunk velük, amikor a legerősebb a koncentrációnk. Newport megállapítja, hogy ezeknél a munkáknál egy idő után elkerülhetetlen az unalom és a figyelem elkalandozásának veszélye, ezért arról is gondoskodnunk kell, hogy munkavégzés közben ne használjuk a közösségi oldalakat, és az e-mailjeinket is ignorálni tudjuk.
Alkalmazhatjuk a híres olasz közgazdász, Vilfredo Pareto elvét is termelékenységünk növeléséhez. Pareto szerint ugyanis az eredményeink 80%-a az erőfeszítések, illetve a belefektetett munka 20%-ából származik. A kiugró produktivitáshoz azonosítanunk kell, hogy milyen feladatok jelentik a legfontosabb 20%-ot a munkánkban, és a maradék 80%-ot úgy érdemes csökkentenünk, hogy minél több időt találjunk a lényegi 20%-os teendőik megoldására.
jobb munkahelyi hangulat, kiugró eredményekkel.
A koncentráció időszakainak váltakozniuk kell a kiengedés pillanataival. Szánjunk időt a feltöltődésre például egy jóízű ebéddel. Sokan teljes egészében kihagyják ezt, pedig az ebédszünetnek igenis megvan a maga funkciója: egy rövid időre stresszmentesít minket, és arra is jut időnk közben, hogy átgondoljuk a megoldandó feladatainkat, és más szemszögből lássuk ezeket. Arról nem is beszélve, mennyit old a hangulatunkon a beszélgetés (jelenleg akár egy online kávézás formájában): arra is jó lehetőség, hogy tudatosan ne gondoljunk a munkára, megszakítsuk az intenzív szellemi igénybevételt.
Akkor tudunk kiemelkedően eredményes munkát végezni, ha elég időt fordítunk az alvásra. A kialvatlanság zavart okoz a koncentrációnkban, az empátiánkat és a logikus gondolkodásunkat is gyengíti, ami akár komoly feszültségekhez is vezethet a munkahelyünkön. Könnyebben tudunk esténként elaludni, ha már a lefekvés előtti fél órában a mobiltelefonunkat, a tabletet és az összes elektronikus eszközt mellőzzük, illetve az elalvás előtti órákban nem eszünk nehéz ételeket, mert ezek akadályozzák a nyugodt és pihentető alvást. A lefekvéshez kapcsolódó rutinok kialakítása segítheti az elalvást, a szervezet ilyenkor hozzászokik egy napirendhez, ami a nyugalmi időszakot jelzi számára.
így érvényesítsük érdekeinket egy zártabb vállalati kultúrában.
Képtelenség minden nap megállás nélkül 8 órát dolgozni, ezért hosszabb egybefüggő munkavégzés után mindig tartsunk egy kisebb szünetet (akár óránként pár percet, ami tudatosan nem a feladatainkról szól). Ennél tovább nehezen tudjuk fenntartani a figyelmünket, és megnőhet a stressz-szintünk is, ami könnyen a hatékony munkavégzés rovására mehet. A munka és a lazítás dinamikus váltakozása növeli a produktivitásunkat, ezért álljuk fel a számítógép mellől, levegőzzünk a szabadban (akár az erkélyen), nyújtsunk párat, végezzünk légzőgyakorlatokat, vagy egyszerűen igyunk meg egy teát. Ezután sokkal felszabadultabban és nyugodtabban térhetünk vissza a megoldandó feladatokhoz, és lehet, hogy a pár perces pihenés alatt nagyszerű új ötletekkel gazdagodunk! A Journal of Occupational and Environmental Medicine kutatása szerint még hatékonyabbá válunk, ha a munka közben is figyelmet fordítunk az aktív testmozgásra, mert egy rövid sétával is növelhetjük koncentrációnk mértékét (ezt a lakásban is megtehetjük).
Rengeteget segít a produktivitás megtartásában, ha időnként nemet merünk mondani a meetingekre. A nem megfelelően strukturált megbeszélés egyike a legidőrablóbb tevékenységeknek egy munkahelyen, az Atlassian ausztráliai szoftvercég kutatása szerint egy átlagos irodai dolgozó több mint 31 órát tölt havonta meetingekkel, ami az értékes munkaóráktól veszi el az időt. Mindig tegyük fel magunknak a kérdést, hogy képesek vagyunk-e a felmerülő feladatokat egyedül is megoldani, vagy akár csak hatékonyabbá tudjuk-e tenni e-mailjeinket, telefonjainkat és videóhívásainkat. Ha szükség van a meetingre, akkor igyekezzünk produktívvá tenni ezt: a kollégák legyenek felkészültek a témában, legyen egyértelmű a napirend és kerüljük megbeszélés közben az elkalandozást.
Sokan egészen egyszerű problémát is több tucatnyi e-mail megírásával akarnak orvosolni, ami komoly akadályt gördít a hatékonyságunk elé. Még egy zártabb munkahelyi környezetben is érdemes mielőbb csökkenteni a felesleges körök számát, mert az inboxunk állandó figyelése megosztja a figyelmünket, kizökkent az elmélyült gondolkodásból. Bizonyos esetekben produktívabb lehet, ha szóban keressük fel a levelezés másik résztvevőjét, és röviden megbeszéljük vele a felmerülő kérdés megoldását.
további eszközök a produktivitás önálló fejlesztéséhez.
Tanuljunk legalább annyit a sikereinkből, mint a hibáinkból! Munkánk ellenőrzése, a hibák számának csökkentése több egyeztetési körtől kímélhet meg minket, illetve a munkahelyi önállóságot erősíti, kollégáink felé is jelzésértékű. Ha hibát követünk el, akkor vonjuk le a tanulságot, hogy legközelebb elkerülhessük azt. Ösztönző lehet az is, ha egy munkahelyi kihívást gyorsan és leleményesen oldottunk meg: a siker értékes tapasztalatainak megszerzésével ugyanis a jövőben legalább ilyen ügyesen birkózhatunk meg majd a hasonló feladatokkal.
Nem várhatunk mindig arra, hogy a felettesünk mondja meg, mit csináljunk egy adott helyzetben. Legyünk proaktívak, és alakítsunk ki egy saját ritmust, amelyben nemcsak a vezetőnktől várjuk a munkánk beosztását, hanem kezdeményező attitűddel mi magunk is aktív részeseivé válunk a folyamatnak. Adjunk magunknak belső határidőket, hogy ezzel felpörgessük az adott projektet, így olyan munkahelyi környezetben is eredményesebbé válunk, ahol intézményesen nem igazán támogatják a produktivitás fejlesztését. Ha reaktív módon csak arra „válaszolunk”, ami másoktól jön, akkor az ő rendszerükhöz igazodunk és nem feltétlenül teszünk hozzá a folyamatokhoz. Több lépésnyi előnyre teszünk szert, ha proaktívvá válunk, és mi magunk alakítjuk ki a kereteket, azaz már előre ütemezzük, hogy milyen feladattal indítjuk a napunkat, és hogyan haladunk az elkövetkezendő órákban a többi ügy megoldása felé.
Számos módszer létezik a produktivitásunk fejlesztésére, azonban a „tökéletes” munkavégzés illúzióját nem érdemes táplálni. Emberek vagyunk, ezért előbb-utóbb szükségszerűen a munkahelyünkön is szünetekre van szükségünk és sokszor újra kell gondolnunk munkavégzési stratégiánkat. Ilyenkor ne hibáztassuk magunkat, hanem oldjuk meg az adott problémát, aztán vonjuk le a megfelelő tanulságot és lépjünk tovább, mert ezáltal a produktivitás új szintjére léphetünk.