A Microsoft japán leányvállalatánál 40%-kal nőtt a produktivitás a kísérleti jellegű 4 napos munkahét alatt, az új-zélandi Perpetual Guardian vállalatnál pedig ugyanezzel a felállással termelékenységük megtartása mellett a kollégák hozzáállásában is pozitív változások voltak tapasztalhatók.
Saját teljesítményünk maximalizálásához érdemes megismerkednünk azokkal az időgazdálkodást segítő módszerekkel, amelyekkel tudatosan érhetünk el új hatékonysági szintet munkánk során.
az időgazdálkodás lerövidíti a feladatainkra szánt időt.
A közismerten munkacentrikus Japánban és Kínában szélsőséges esetben akár a 100 túlórát is elérhetik a dolgozók egy hónapban, ám ez nem feltétlenül jár kiugró eredményekkel, sőt kiégetté, frusztrálttá teszi a munkavállalókat. Teljesen más utat választott 2019 augusztusában a Microsoft japán leányvállalata, ahol kipróbálták, milyen hatással van a dolgozók teljesítményére a 4 napos munkahét. Összesen 2300 dolgozó kapott háromnapos hétvégét, a megbeszélések időtartamát is csökkentették, ennek eredményeként a vizsgált időszak alatt 40%-kal nőtt az értékesítésből származó egy főre jutó bevétel. A megkérdezett alkalmazottak 92%-a nyilatkozott úgy, hogy örömmel váltana a rövidebb és eredményesebb munkahétre.
A módszert a vagyonkezeléssel foglalkozó új-zélandi vállalat, a Perpetual Guardian is letesztelte: 240 munkatársának tette lehetővé, hogy két hónapon keresztül négy napot dolgozzanak az ötnapi bérért cserébe. A kutatásban résztvevők 78%-a ítélte meg jobbnak a munka és a magánélet egyensúlyát, és ezt az is alátámasztotta, hogy a rövidebb hét 24%-os teljesítményjavulást eredményezett esetükben. Jarrod Haar, az Aucklandi Egyetem humán-erőforrás management professzora megállapította: a kísérlet hatására a munkával és a magánélettel kapcsolatos elégedettség mindkét területen nőtt, az alkalmazottak pedig hatékonyabbak lettek a munkájukban és jobban is élvezték azt.
A 4 napos munkahét lehetősége Jason Friedben, a Basecamp szoftvervállalat vezetőjében is felmerült. Észrevette, hogy bizonyos hónapok több, míg mások kevesebb munkával járnak, ezért május és október között a rövidebb munkahét lehetőségét tesztelte a cégnél. Ezalatt hatékonyabb volt a munkavégzés, javult a koncentráció, valamint nőtt a ténylegesen a munkára fordított idő is.
Egy ilyen mértékű változás persze nem egyik napról a másikra tud történni egy gazdaság működésében, de a kísérletek eredményei alapján megállapíthatjuk, hogy a gazdasági döntéshozóknak érdemes újragondolniuk a céges működés megszokott időbeli kereteit.
a rugalmasabb munkaidő hatékonyabbá tehet minket.
A produktivitás nemcsak a munkaidő csökkentésével, hanem a rugalmasabb munkaidő bevezetésével is szinten tartható vagy akár növelhető. Már a jelenlegi egészségügyi helyzetet megelőzően is egyre többen dolgoztak meghatározott napokon otthonról, és ez számtalan előnnyel jár mind a munkavállalók, mind a vállalat szempontjából. Az otthonról végzett munkának köszönhetően a dolgozók több időt tölthetnek a családjukkal, nem kell külön időt és plusz költséget fordítaniuk az otthonuk és a munkahelyük közötti ingázásra, illetve irodai környezet nélkül szabadabban, a saját munkaritmusukban dolgozhatnak. Ennek a szabadságnak persze lehetnek árnyoldalai is: a munkahelytől és a munka természetétől függően más-más közeg segíti a koncentrációt és a hatékony kommunikációt.
Hosszú távon is érdemes tehát megfontolni ezt a hazánkban is egyre elterjedtebbé váló időgazdálkodási, munkaszervezési módszert, mert a tapasztalatok szerint növelheti az alkalmazottak elkötelezettségét, családbaráttá teheti a munkahelyet, erősítheti a vállalat imázsát, illetve a fluktuáció csökkentésében is szerepet játszhat.
A vállalati kultúrán túl persze egyéni időmenedzsment-módszerek is léteznek arra, hogy minden korábbinál eredményesebben végezhessük a munkánkat.
a tudatosság fejlesztése a hatékonyság motorja.
Az egyéni produktivitás növelése kapcsán az alapoktól érdemes elindulni: az összpontosítás, a figyelem megtartásának képességét kell fejleszteni. Azokat a tényezőket, amelyek ezt nem teszik lehetővé vagy túlzottan megnehezítik, legalább időszakosan meg kell próbálni kiiktatni a munkafolyamatok közben.
Ilyen módszer lehet például egy komolyabb, időigényesebb feladat megoldása alatt az e-mail és a social media értesítések kikapcsolása a telefonon, vagy akár az e-mail nélküli órák bevezetése egy vállalat életében. Ebben az időszakban a kollégák tudják, hogy nem számíthatnak válaszüzenetre, és ez leveszi róluk a folyamatos rendelkezésre állás terhét. Így osztatlan lesz a figyelem, és a fokozott koncentráció jelentősen lerövidítheti a megoldandó feladatra fordított időt.
Vannak olyan munkaterületek és szakmák, ahol a folyamatok legnagyobb része magas szintű összpontosítást és precizitást igényel, így az eredményesség érdekében külön jelzésrendszert, illetve térbeli megoldásokat is alkalmaznak a kizökkentés kockázatának minimalizálására. A munkahelyen tartózkodás esetén ilyen jelzések lehetnek a fejhallgató használata („most ne szólj hozzám”) vagy a kézfeltartással megszólítás („megvárom, hogy tudj rám figyelni”).
Az iroda belsőépítészeti kialakításakor külön szempont lehet a kitartó, osztatlan figyelmet igénylő feladatokat végzők elkülönítése a hangosabb, forgalmasabb divízióktól, illetve a fókuszálásra alkalmas csendes szobák vagy hangszigetelt fülkék biztosítása a dolgozói térben. Vállalati és egyéni szinten is érdemes körbejárni az adott cégre jellemző munkafolyamatokat, hogy a feladatok és saját speciális igényeinkhez tudjuk alakítani a rendszereket.
a produktivitás módszertani megközelítései.
Hatékonyabbá válunk, ha alkalmazzuk azokat a jól bevált és átgondolt módszertanokat, amelyek már számos munkaterületen adtak új lendületet az eredményességnek.
Ezek egyike a priorizálás szemléletére építő Eisenhower-mátrix. Az egykori amerikai elnöknek számtalan teendője volt, ezért kitalált egy időgazdálkodási keretet, amely a legfontosabb teendőink rangsorolásával indít. A tökéletes időmenedzsmenthez írjunk egy listát a fontos és sürgős feladatainkról, aztán rangsoroljuk ezeket aszerint, hogy melyek képviselik a legnagyobb értéket számunkra. A sürgős és fontos ügyeket végezzük el saját magunk minél előbb, a sürgős, de kevésbé fontosakat pedig delegáljuk annak, aki azt a legügyesebben tudja megoldani helyettünk (ha pozíciónk magában hordozza a delegálás lehetőségét). A nem olyan sürgős, de fontos feladatok mellé készítsünk egy tervet, hogy mikor fogunk foglalkozni velük, a se nem sürgős, se nem fontos ügyeket viszont akár el is felejthetjük, hogy ne rabolják feleslegesen az időnket.
Egy másik hatékonyságnövelő megközelítés a Pomodoro-módszer. Azon a pszichológiai megfigyelésen alapul, miszerint az emberi agy nagyjából 30-60 percig tud fókuszálni egy-egy ügyre, így ilyen időintervallumokhoz kell alkalmazkodnia a problémamegoldási készségeinknek is. Állítsunk be egy órát, ami jelzi nekünk, hogy lejárt a feladatra fordítható idő, és itt az ideje egy minimális pihenésnek. Válasszuk ki a legfontosabb napi teendőinket, a teherbírásunktól függően határozzunk meg egy feladatmegoldási fázist 30 és 90 perc között, majd lássunk hozzá a munkához – távol az üzenetek, e-mailek és közösségimédia-oldalak figyelemelterelő világától. A kijelölt időtartam után szánjunk 5-10 percet a lazításra, mert ez garantálja azt a hatékony dinamikát, amellyel újult energiával térhetünk vissza megoldandó ügyeinkhez.
további megoldások a hatékonyságnövelésre.
Az időmenedzsment-modellek mellett az is sokat segíthet, ha készítünk egy időmérleget, ami percre pontosan megmutatja, mire fordítjuk a munkahelyen töltött időnket. Rögzíthetjük online programban a napi tevékenységeinket, ezáltal pontos visszajelzést kapunk a produktivitási szintünkről, ahogyan arról is, mennyit nézegettük a közösségimédia-oldalakat, és ez mennyi időt emésztett fel a hatékony munkához képest.
Szintén produktivitás-növelő módszer a bioritmusunk szerinti keretek kialakítása. A különféle feladatok megoldása más és más figyelmi szintet igényel, érdemes ennek figyelembevételével felépíteni a napunkat. Megfelelő struktúrát adhat, ha a nap elején 1-2 órában átnézzük az e-maileket, aztán a következő blokkban elintézzük a legfontosabb telefonokat, amihez egy teljesen más energiaszintre és fókuszra van szükség. Arra is érdemes figyelni, hogy ne tegyük a nehéz meetingeket ebédidőre, mert az éhség koncentrációhiányt és ingerültebb reakciókat válthat ki.
Természetesen nincsenek általános érvényű szabályok, hiszen mindannyian egyéni bioritmussal rendelkezünk és máshogy rangsoroljuk a feladatainkat, azonban nagy segítséget jelenthet, ha találunk egy módszert, amely megteremti számunkra az egészséges egyensúlyt, és ami által eredményesebbé válhatunk.