Ismerősen csengenek az alábbi mondatok? Sosincs időm semmire! Bocsánat, most nem érek rá. A mai rohanó világunkban...Gyakran szenvedő alanya lehet ezeknek a kibújásoknak, azonban ha többet hallják kollégái, barátai a nemleges válaszokat, akkor legfőbb ideje felvenni a harcot az időhiánnyal. Az élet bármely területéhez hasonlóan a hatékony munkavégzéshez, valamint a munka és a magánélet egészséges egyensúlyának megtalálásához (és fenntartásához) elengedhetetlen a tudatos, megtervezett időgazdálkodás. Leggyakrabban a munkahelyi határidők betartásánál jelentkezik, és állandó stresszhelyzethez vezet. A technológiának köszönhetően ma már rengeteg lehetőség van a feladatok rendszerezésére.
Nincs többé „nincs időm”
A hozzáállás vagy a napi rutin megváltoztatása is elég lehet ahhoz, hogy leszámoljon a folyamatos időhiánnyal. Összegyűjtöttünk néhány bevált praktikát, amit érdemes tudatosan alkalmazni.
Engedje meg magának a nyugalmat!
A probléma gyökerének megszüntetéséhez fel kell hagyni a rossz szokásokkal. Nem érdemes minden apróságot fejben tartani, hiszen ezek a nüánsznyi elintézendők folyamatosan ott keringenek a tudatában, és rengeteg értékes energiát szívnak el.
Vezessen listát a teendőiről!
Számos mobilalkalmazás segítségül szolgál a teendők feljegyzésében, ilyen például a SplenDO, de természetesen egy olyan alap jegyzet-applikáció, mint például a ColorNote is tökéletes felület. Ha a hagyományosabb utat szereti jobban, a toll - papír párossal is feljegyezheti a megoldásra váró teendőket!
Rendszerezze az elvégzendő feladatokat!
Egy adott struktúrában könnyebben átlátja a napi, heti teendőket, majd priorizálva ezeket könnyedén elébe tud menni a sürgető, stresszesebb feladatoknak.
Sorjában haladjon a feladatokkal!
Ha beesik egy új feladat, aggodalomra semmi ok, nem borul fel az eddigi rend, menjen tovább a megtervezett úton, és eljön az idő, amikor az újakkal is tud foglalkozni.
Tegye mindennapivá!
A kezdetekben talán több időt vesz el a tervezés-szervezés, de hosszabb távon biztosan kamatoztatható a rendszerezettség.
Kapcsolja ki a telefonját!
Bizony a körülöttünk lévő dolgok is tudják befolyásolni a koncentráltság mértékét. Az elektromos kütyük folyamatos pittyegése csak elvonja a figyelmet, így érdemes kikapcsolni az értesítőket, vagy teljesen lenémítani a telefont.
Egyszerre csak egy dologgal foglalkozzon!
Amennyiben teljes odaadással szeretne összpontosítani egy adott feladatra, próbálja meg kizárni a külvilágot, a naptárban várakozó meetingeteket és megválaszolandó e-maileket. A koncentrációnak köszönhetően sokkal könnyebben és gyorsabban kidolgozható, megoldható a munka, nem mellesleg sikerérzetünk, önbizalmunk is növekszik.
Szánjon időt a pihenésre!
Természetesen a feladatok végeztével jár a jutalom! Szabadidőben is hasonló módon figyeljen a “feladatára”, vagyis a pihentető kikapcsolódásra, alvásra. Hétvégéket érdemes aktív kikapcsolódással tölteni, ha lehet, kint a szabadban.
Ha az elején odafigyel ezekre a lépésekre, utána már beivódik a mindennapjaiba. Amennyiben úgy érzi, hogy mégis szüksége van segítségre, kéznél vannak a legmodernebb projektmenedzsment-applikációk.
Mely applikációk lehetnek a segítségemre?
A Trello egy okos projektrendszerező, amelyben létrehozhat olyan táblázatokat, amiket megoszt munkatársaival, de különböző projektek egyedi munkamenetének tervét is elkészítheti. Hasznos továbbá, hogy adott tételekhez hozzá lehet szólni, közösen átbeszélni, majd ha szükséges, módosítani. Az úgynevezett kártyákhoz hozzáadhat ellenőrző- vagy teendőlistát, melyeket Power-Uppal akár naptárnézetben is meg lehet jeleníteni.
Az Asana roppant hasznos eszköz startupok, kisvállalkozások esetében, ugyanis 15 főig ingyenes. A feladatokhoz pontos leírást adhat, melyek alfeladatokra bonthatók és határidővel együtt delegálhatók más, akár több kolléga felé is.
A JustDoo magyar csapat által fejlesztett feladatkezelő szoftver maximum 50 fős vállalkozásoknak. Legfontosabb és egyben a legjobb tulajdonsága ennek az eszköznek az, hogy a munkanap reggelén arra buzdít, hogy alaposan átgondolja, priorizálja és beütemezze a feladatokat, melyekhez határidőt lehet rendelni.