to-do-list és checklist: az időgazdálkodás alfája és omegája
Egy zsúfolt munkanapon úgy érezhetjük, hogy a feladatok végtelen tömege zúdul a nyakunkba, és nehezen tudunk megfelelően sáfárkodni az időnkkel. Erre jelent megoldást egy ésszerűen átgondolt és ügyesen felépített - ízlés szerint papíron, telefonon vagy más kütyün vezetett - feladatlista (teendőlista), amivel jobban átlátjuk, milyen ügyeket kell megoldanunk aznap, és az egyes feladatokra nagyjából mennyi időt szánunk.
Munkaszervezés nélkül ugyanis kicsúsznak a kezünkből a dolgok, de a listákkal mindig pontról pontra végig tudunk menni a legfontosabb feladatainkon, és semmi lényegeset sem fogunk kihagyni. Pipáljuk a megoldandó tételeket, és élvezzük annak az érzését, hogy haladunk a dolgainkkal. Minden folyamatszervezés alaposabbá válhat már attól, ha a hét elején összeállítunk egy to-do-listet, és minden nap részletesen végigmegyünk rajta, és szükség esetén bővítjük aktuális feladatokkal.
Még magasabb szintre emelhetjük a hatékonyságunkat, ha nemcsak papíron vezetjük a napi teendőink listáját, hanem regisztrálunk és kipróbálunk egy profi to-do-list appot, amely folyamatosan figyelmeztet minket a legfontosabb feladataink elvégzésére.
GTD-hatékonyságfejlesztés a túlterheltség ellen
Felhalmozódó e-mailek az inboxban, hétről hétre gyarapodó túlóra… Ismerős? Akkor ideje változtatni rajta!
David Allen, a produktivitás amerikai szakértője dolgozta ki a Getting Things Done (GTD) módszertanát. Allen egyébként a Fortune magazin 500-as listáján szereplő óriásvállalatok hatékonyság-tanácsadója. Hamar elkötelezte magát a stresszmentes hatékonyságnövelés mellett, mert szerinte a túlterheltség egy új népbetegség. Emiatt állandóan rohanunk valahová, miközben sem a magánéletre, sem a munkára nincs elegendő időnk.
A GTD pár egyszerű lépésben tesz minket hatékonyabbá, és ezzel a feladataink kiválasztása is egyszerűbbé válik. Első lépésként rögzítsük az adott feladatot (papíron, e-mailben), majd tisztázzuk, pontosan mi a teendőnk, hogyan kell vele haladnunk. Következő lépésben érdemes végignézni az előttünk álló feladatokat, majd rendszerezni őket. Ekkor dönthetjük el, hogyan kezeljük őket: ha mindössze pár perc elég a megoldásra, akkor csináljuk meg azonnal, de adjuk ki másnak, ha az illető könnyebben és gyorsabban tudja megcsinálni. Az igazán nehéz kihívásokat pedig akár későbbre is halaszthatjuk. Ezt követően jön a reflektálás, amely során az összes felsorolt feladat áttekintésével megértjük, mivel kell villámgyorsan haladnunk, amit végül a cselekvés fázisa követ.
A továbbiakban bemutatott módszerek alkalmazása nem ennyire komplex, és akár a mi leírásaink alapján is kipróbálhatja őket.
Eisenhower időmátrixa
Eszerint az időmenedzsment lényege a feladatok kategorizálásában rejlik. Eisenhower a prioritásra és a szervezésre helyezi a hangsúlyt. Azt javasolja, hogy a feladatok sürgőssége és fontossága alapján válasszuk ki, mivel érdemes először foglalkozni.
A fontos és sürgős ügyeket érdemes azonnal, saját kezűleg elintézni, a fontos, de nem sürgős feladatokat viszont ütemezni kell, és hozzájuk rendelni egy meghatározott erőforrást és időintervallumot. A sürgős, de nem fontos kihívásokat a legjobb másoknak adni, azaz delegálni, a nem fontos, nem sürgős dolgokat pedig toljuk a feladatlistánk legvégére.
A négy kategória mindig megmutatja, hogy mi a következő dolog, amivel foglalkoznunk kell.
a Pomodoro módszer időkeretei
A szó paradicsomot jelent, és egy paradicsom-formájú konyhai időzítőről kapta a nevét.
A Pomodoro-technika atyja, Francesco Cirillo még diákként felfigyelt egy zavaró jelenségre: hiába tanul lelkesen és elszántan, valami mindig megzavarta és elterelte a figyelmét az anyagról. Cirillo kitalálta, hogy a tanulás folyamatát egységnyi (pl. 25 perces) pomodorókra osztja, mert így jobban tud koncentrálni az adott folyamatokra. Ebben az időkeretben csak az aktuális teendővel foglalkozhat a Pomodoro-módszer használója, ha valami más, fontos dolog jut eszébe, akkor azt legfeljebb feljegyzi egy direkt erre a célra keze ügyében tartott füzetbe. Az aktív időszakot mindig 5 perc szünet követi, amely kizökkent minket a mechanikus munkából, és ilyenkor egy kicsit ellazulhatunk, foglalkozhatunk mással. Erre az 5 percre is vonatkozik egy szigorú szabály: a pihenőidőben tilos az aktív időben végzett feladattal foglalkozni.
A módszer a tanulást, a munkavégzést kiszámíthatóvá teszi, mert innentől az elvégzendő feladatokat meghatározott rendszerben fogjuk végezni; ráadásul ügyesen kizárunk mindent, ami akadályozna minket a teendőink fókuszált elvégzésében.
