Kiből lesz jó asszisztens? Mi a feladata egy recepciósnak? Milyen fizetést vihet haza? Honnan lehet tudni, hogy érdemes-e jelentkezni egy álláshirdetésre? Megválaszoljuk a leggyakoribb kérdéseket, melyek az adminisztrációs területen felmerülhetnek álláskeresés során.
***********
Elkapott beszélgetés a villamoson:
- Hónapok óta keresgélek, de nem találok semmit.
- Az adminisztrációs pozíciókat is nézted?
- Nem is tudom, nem hiszem, hogy nekem való lenne.
- Ugyan már, bárki lehet asszisztens…
***********
TÉVEDÉS!
Általános tévhit, hogy az adminisztrációs feladatokat bárki el tudja látni. Nagyon kevés olyan jelölt van, akiben megvannak azok a tulajdonságok, melyek ehhez a pályához szükségesek. A következőkben felsoroltak nélkül biztosan nem fog menni:
Nyitottság (job-fit, boss-fit, company-fit), jó kommunikációs készség
Adminisztrációs munkatársként minden esetben egy csapatban dolgozik, így a főnökkel, kollégákkal egyaránt meg kell találnia a közös hangot, amihez elengedhetetlen a nyitottság, jó kommunikációs készség.
Problémamegoldás, szervezőkészség
Minden egyes feladat valójában egy megoldásra váró probléma: Elfogyott a papír? Váratlanul érkezik egy ügyfél, és nincs előkészítve a tárgyaló? SOS szállást kell foglalni a Budapestre érkező nagyfőnöknek? Ha Ön nem problémamegoldó személyiség, biztosan nem erre a pályára való.
Támogató, segítő hozzáállás
Adminisztrációs területen, legyen az bármilyen pozíció, mások munkáját kell támogatnia, így minden esetben készségesnek, segítőkésznek kell maradnia, még egy fejfájós napon is.
Stressztűrő képesség
Az, hogy sokféle emberrel dolgozik, elkerülhetetlenül stresszt okoz, így a stressztűrő képesség elengedhetetlen ahhoz, hogy helytálljon ezen a területen.
Önben minden megvan? FONTOS! Legyen kellően önkritikus: ha nem tudja elképzelni, hogy egész nap mosolygósan intézi mások ügyeit, érdemes más pályát választania.
Ezen kívül még a következő elvárások általánosak:
- Felsőfokú végzettség: mindegy, milyen területen szerezte, de legyen diplomás.
- Angol nyelv ismerete: néhány kivételtől eltekintve (pl. magyar vállalat vezetője melletti asszisztensi pozíció) mindenhol követelmény.
- Job fit, boss fit, company fit személyiség: cége válogatja, hogy milyen személyiségjegyekkel kell még rendelkeznie a fenti négy alapvető tulajdonságon túl ahhoz, hogy Ön legyen végül a befutó. A munkaadónál zajló interjú során szokott kiderülni, hogy mennyire passzol a céghez.
A fantasztikus négyes: recepciós, office manager, team- és személyi asszisztens
Alapvetően négy fő területre keresünk adminisztrációs munkatársakat: recepciós, team asszisztens, office manager, illetve vezető mellé személyi asszisztens (executive personal assistant). A leggyakoribb kérdések, melyek segíthetik a döntését, hogy valóban ezen a pályán van-e az Ön helye:
1. Pályakezdőként milyen pozíciót érdemes megpályáznom?
Általában a recepciósok vagy office managerek esetében nyitottak a cégek a lelkes, talpraesett, jól kommunikáló pályakezdőkre is. Utóbbi pozíciók esetében inkább az olyan jelölteket keresik, akik az egyetemi éveik alatt szereztek már releváns tapasztalatot, például dolgoztak diákszövetségben. A team asszisztens, illetve személyi asszisztens pozícióknál már általában elvárás, hogy legyen valamilyen (pl. recepciós) gyakorlata a pályázónak.
2. Milyen feladatok várnak rám?
Pályakezdőként recepciós pozícióban tipikusak például az alábbi feladatok: adatrögzítés, egyszerűbb beszerzések (pl. irodaszer), tárgyalók rendben tartása, iroda rendben tartása (pl. vízautomata feltöltése, vízrendelés stb.), postázási feladatok, iktatás, eseményszervezés (kisebb cégeknél, ahol nincs külön munkatárs erre). Ha valaki nyitott, érdeklődő, és jól végzi a munkáját, akkor ezután számos irányba mehet tovább cégen belül.
3. Milyen fizetésre számíthatok?
Egy recepciós fizetése bruttó 250 - 300 000 Ft között szokott mozogni, egy office manager ennél valamivel többet, jellemzően bruttó 300 - 400 000 Ft körüli összeget vihet haza. A felső határt azok a vállalatok szokták megfizetni, ahol tapasztalt office managert keresnek, és ilyenkor általában rendezvényszervezési, üzemeltetési és egyéb feladatok is színesítik a munkakörét.
A team asszisztensek bére bruttó 350 – 450 000 Ft körül alakul, utóbbi a nagyobb cégeknél (például a négy nagy könyvvizsgáló cégnél, az úgynevezett Big 4-nál) jellemző, ahol nagyobb csapatot kell támogatni.
A legmagasabb fizetést személyi asszisztens pozícióban lehet elérni: itt bruttó 350 000 Ft-tól 800 000 Ft-ig lehet keresni attól függően, hogy mekkora vállalatnál, milyen vezetőnek segíti a munkáját.
Segítség az álláskereséshez
Az adminisztrátor munkakör esetén is megvannak az álláskeresés saját szabályai. Összegyűjtöttük a legfontosabbakat:
Hol keressek?
Érdemes a Randstad állásajánlatai között körbenézni, emellett a közösségi oldalakon, így Facebookon és LinkedInen is sok lehetőséget találhat.
Honnan tudom, hogy egy pozícióra érdemes-e jelentkeznem?
Itt is igaz a 80/20-as szabály: csak akkor jelentkezzen egy pozícióra, ha az álláshirdetésben megadott elvárások legalább 80%-át teljesíti. A 20%-ban lehet néhány kevésbé fontos elvárás, de a legfontosabb követelményeket minden esetben teljesítse. Például ha külföldi vezető mellé keresnek asszisztenst, nem lehet eltekinteni a folyékony angol nyelvtudástól.
Az iparág is segítheti a döntését: egy ügyvédi irodában például jellemzően konzervatívabbak a kollégák, míg egy FMCG vállalatnál kicsit lazább, oldottabb lehet a hangulat. El tudja magát képzelni az adott munkakörnyezetben? Ha a válasz igen, jelentkezzen!
+1 tipp: Ha rajtunk keresztül jelentkezik egy pozícióra, és úgy látjuk, nem ez az Önnek legmegfelelőbb hely, más lehetőségeket is tudunk ajánlani. Így sokkal könnyebben megtalálhatja az ideális állást.
Mire ügyeljek a pályázat leadásakor?
Az önéletrajza legyen nagyon pontos, átlátható, jól szerkesztett. Mivel számos olyan feladata lesz, amihez elengedhetetlen a precízség (pl. formális levelek írása, topmanager programjainak kezelése), ezért egyetlen helyesírási hiba miatt is kieshet a rostán.
Mivel egy asszisztens esetében döntő a kémia, ezért érdemes fényképet is mellékelnie: ez legyen professzionális.
+2 tipp:
Minden pályázathoz szabja testre a jelentkezését! Például ha Ön irodavezetőként az ügyvezető munkáját is segítette az előző helyén, és most executive asszisztensnek pályázik, a tapasztalatának ezt a részét emelje ki!
Ha jó nevű vezető mellett volt asszisztens, érdemes a pályázatához egy referencialevelet is csatolnia tőle.
Mire számítsak az interjún? Hogyan készüljek fel?
Ha rajtunk keresztül jelentkezik egy állásra, első körben a kompetenciáit (problémamegoldás, kommunikáció, stressztűrő képesség, szervezőkészség) mérjük fel. A munkaadónál ilyenkor inkább azt vizsgálják, hogy mennyire tudna illeszkedni az adott céghez, illetve az adott személyhez. Tesztírás nagyon ritkán fordul elő (pl. monotónia-, sztressztűrés tesztelése), általában inkább a kémia dönt.
+3 tipp:
Gondolja át, hogy az elvárt személyiségjegyek bemutatására milyen konkrét példát tudna mondani! Hogyan oldott meg egy adott problémát? Milyen helyzetet sikerült megoldania a jó kommunikációjának köszönhetően?
Ha személyi asszisztens pozícióra jelentkezett, és tudja, ki lesz a főnöke, nézze meg LinkedIn-profilját, tudjon meg róla néhány dolgot! Ezzel is bizonyíthatja érdeklődését.
Felkészült? Belevágna az álláskeresésbe?