HR mérőszámok: átfogó útmutató HR szakemberek számára

A munkaerő kétségtelenül egy szervezet legfontosabb erőforrása. A szükséges készségek nélkül nehéz megfelelni a termelési igényeknek, minőségi termékeket létrehozni, szolgáltatásokat nyújtani, és növelni a vállalkozást.

Ezért valószínű, hogy minden szervezet számos munkaerő-stratégiát működtet a szükséges munkaerő megnyerése, alkalmazása és megtartása érdekében. De honnan tudhatjuk, hogy ezek a stratégiák mennyire működnek a vállalatunknál?

Aki nem tudja erre biztosan a választ, nincs egyedül. Sok szervezet működtet különböző HR stratégiákat, de nem tudja mérni a sikerüket. A HR mérőszámokat alkalmazó szervezetek túlnyomó többsége (77%) pedig még mindig csak alapadatokat használ, és azokat is csak korlátozott célokra.

mik a HR mérőszámok, és miért fontosak?

A HR mérőszámok az emberekkel kapcsolatos adatok és számítások egy meghatározott csoportját használják fel a szervezetben a HR-folyamatok hatékonyságának nyomon követésére, beleértve a toborzást, a munkaerő-felvételt és az alkalmazottak fejlesztését. A HR mérőszámok elemzése segíthet a vállalatnak azonosítani a munkaerővel kapcsolatos problémákat, felismerni a dolgozók erősségeit, és összehasonlítani eredményeiket a versenytársakéval és az iparági szabványokkal. 

Például a fluktuációs ráta hirtelen megugrása vállalaton belüli problémát jelezhet. E probléma gyors felismerése lehetőséget adhat arra, hogy orvosoljuk az ügyet, mielőtt az kárt okozna a munkáltatói márkának. Aktív nyomon követés nélkül előfordulhat, hogy már csak akkor vesszük észre a fluktuációs ráta növekedését, amikor több rossz értékelés megjelenik az interneten, a termelési arányok csökkennek, vagy a toborzási költségek emelkedni kezdenek.

A HR-mérőszámok használata lehetővé teszi a szervezet számára, hogy proaktív megközelítést alkalmazzon a tehetségek megnyerésére és megtartására, nem pedig reaktív megközelítést, ami hatástalan és költséges lehet.

a HR-mérőszámok használatának előnyei

Számos és jelentős előnye van a szervezet számára, ha a HR-mérőszámok segítségével nyomon követheti az emberi erőforrás-stratégiák általános sikerét, többek között:

• képzett munkaerő megnyerése
• sokszínű és befogadó kultúra építése
• a készséghiány enyhítése
• működési költségek csökkentése
• a termelékenység és az elköteleződés mértékének növelése
• a vállalat eredményének javítása
• a szervezet erősségeinek és gyengeségeinek felismerése
• proaktív intézkedések (a reaktív helyett)
• hatékony belső utánpótlás kiépítése 
• a munkáltatói márka erősítése

melyek a leggyakoribb HR mérőszámok a munkavállalói ciklus egyes szakaszában?

A mai technológiának köszönhetően már képesek vagyunk nagy mennyiségű adatot gyűjteni. Bár ez segíthet a munkaerő-gazdálkodás szinte minden vetületének nyomon követésében, ugyanakkor túlterhelő is lehet. Megnehezítheti ugyanis annak meghatározását, hogy mely mérőszámok a legértékesebbek a szervezet számára. A kör leszűkítése érdekében ebben a cikkben a munkavállalói ciklus egyes szakaszai szerint bontjuk le a legfontosabb HR mérőszámokat.

bevonzás és toborzás.

Ebben a szakaszban a fő cél az, hogy olyan jelöltek széles körét vonzzuk, akik legjobban megfelelnek a pozícióra és illeszkednek a vállalathoz. Ezért kulcsfontosságú, hogy hatékony toborzási marketingstratégiákat alkalmazzunk, például a közösségi médiában történő hirdetést és a munkáltatói márkaépítést. A siker akkor érhető el, ha a jelöltek lelkesen írják alá a munkaszerződést, hogy csatlakozzanak a vállalathoz.

Számos mérőszám használható az erőfeszítések nyomon követésére, többek között:  

• a jelölt állomány sokszínűsége: A sokféle jelölt megnyerésének biztosításához fontos nyomon követni a jelöltek demográfiai adatait, mint például a nem, kor, etnikai hovatartozás stb.
• a jelentkezési lap kitöltési aránya: Annak nyomon követése, hogy a jelentkezők milyen arányban töltötték ki a jelentkezési lapot, értékes betekintést nyújthat az álláspályázati folyamattal vagy űrlappal kapcsolatos lehetséges problémákba.
• a munkaerő-felvétel forrása: Ha tudjuk, hogy mely csatornák a leghatékonyabbak ahhoz, hogy a munkaerőpiacról bevonzzuk a jelölteket akik potenciális pályázók, majd alkalmazottak lehetnek, az értékes időt és erőforrásokat takaríthat meg.
• a munkaerő-felvétel költsége: Rendkívül fontos, hogy a HR-csapat a munkaerő-felvételi költségeket kézben tartsa. Az egyik legjobb HR-mérőszám az egy alkalmazottra jutó felvételi költség.
• a munkaerő-felvétel időigénye: Egy betöltetlen álláshely a termelékenységtől kezdve a termékminőségen át a munkavállalói stresszig mindenre hatással lehet. Fontos tudni, hogy átlagosan mennyi időbe telik a különböző részlegek nyitott pozícióinak betöltése.
• az elfogadott állásajánlatok aránya: Nem elég a céljelölteket a vállalathoz vonzani, el is kell, hogy fogadják az állást. Ezért nyomon kell követni, hogy hány jelölt fogadja el az állásajánlatot.

beillesztés és betanítás (onboarding).

Az onboarding attól az időponttól kezdve, amikor a jelölt elfogadja az állásajánlatot, egészen addig tart, amíg teljesen be nem illeszkedik. Ez a munkavállaló útjának egyik legkritikusabb szakasza. Tanulmányok azt mutatják, hogy az új alkalmazottak több mint 30%-a kilép az első 90 napon belül, ami jelentős költségeket okoz a szervezeteknek. Ha a HR mérőszámok segítségével nyomon követjük a beilleszkedési folyamat sikerét, az segíthet minimálisra csökkenteni ezt a számot. Az alábbiakban áttekintünk néhányat a legfontosabb mutatókból, amelyeket ebben a szakaszban érdemes nyomon követni:

• az új alkalmazottak munkahelyi elégedettsége: Felmérések és személyes interjúk segítségével megállapítható, hogy az új munkavállalók mennyire elégedettek a munkájukkal. Ez arra is rávilágíthat, hogyan javíthatnánk a beilleszkedési folyamatot. 
• mennyi idő alatt érik el a termelékenységet: A produktivitás eléréséhez szükséges idő méréséhez először meg kell határozni azokat a konkrét teljesítménymutatókat (KPI), amelyeket az újonnan felvett munkatársaknak minden egyes szerepkörben el kell érni.
• az új alkalmazottak fluktuációja: Az új alkalmazottak fluktuációs arányát különböző időközönként, például 1, 3, 6, 9 és 12 hónapos munkaviszony után nyomon kell követni.

képzés és fejlesztés.

A készséghiány folyamatos növekedésével a munkavállalói képzési és fejlesztési programok fontosabbak, mint valaha. De nem lehet akármilyen a program, hanem hatékonynak és hasznosnak kell lennie mind a szervezet, mind az alkalmazottak számára. A képzési és fejlesztési stratégiák hatékonyságát a legjobban a HR-mérőszámok segítségével tudjuk nyomon követni, mint például:

• egy alkalmazottra jutó képzési költség: A munkavállalók képzésére szánt költségvetés maximalizálása érdekében, kritikus fontosságú, hogy folyamatosan nyomon kövessük az egy alkalmazottra jutó képzési kiadásokat. Ezeket az eredményeket össze lehet hasonlítani a HR-célkitűzésekkel és célokkal.
• egy alkalmazottra jutó képzési órák: Az alkalmazottak által évente képzésre fordított átlagos óraszám mérése hasznos adat a képzési programok hatékonyságának értékeléséhez. 
• képzés teljesítési aránya: A képzési programok hatékonyságát a képzéseket elvégző alkalmazottak százalékos arányának mérésével is nyomon lehet követni.
• munkaerő mobilitás: A szervezeten belüli horizontális és vertikális mozgások számának mérése átfogó mérőszámot ad a munkaerő mobilitására tett erőfeszítésekről.

az elköteleződés és megtartás szakasza.

Miközben alapvető fontosságú a tehetségek bevonzása a vállalathoz, ugyanilyen fontos a megtartásuk is.  Ha az elkötelezett és elégedett munkatársakat meg tudjuk tartani, minimalizálhatjuk az új csapattagok felvételével járó költségeket. Ennek érdekében fontos, hogy a munkavállalói életciklus ezen szakaszában nyomon kövessünk bizonyos mérőszámokat.

• alkalmazottak elvándorlása: A fluktuációjának megugrása munkahelyi problémák jele lehet. E mérőszám nyomon követése mellett kritikus fontosságú a munkavállalói felmérések és interjúk felhasználása a probléma gyökerének azonosítása és hatékony kezelése érdekében.
• hiányzások aránya: Bár mindenki számára megszokott, hogy időnként betegség miatt kivesz néhány nap szabadságot, a hiányzások tartós növekedése nagyobb problémákra utalhat, mint például a munkahelyi légkör romlása, a munkahelyi stressz.
• eNPS pontszám (employee net promoter score): Az alkalmazotti nettó támogatói pontszám segíthet meghatározni, hogy mennyire elégedettek a dolgozók, ha egyetlen egyszerű kérdésre kell felelniük: "Egy 1-10-ig terjedő skálán milyen valószínűséggel ajánlaná a családjának és barátainak, hogy a szervezetünknél dolgozzanak?". A 9-10-es pontszámot jelölők a támogatók, a 7-8-as pontszámot a passzív alkalmazottak adják, a 6-os és az alatti pontszámot írók pedig a visszautasítók.
• előléptetési arány: Az előléptetési arány nyomon követése segíthet meghatározni a házon belüli előmeneteli stratégiák sikerét. Ezt az arányt a vállalat egészére, valamint a különböző szervezeti szintekre és demográfiai csoportokra vonatkozóan is nyomon kell követni.

kilépés.

Az elválás a munkaerő-gazdálkodás természetes része. Fontos azonban tudni, hogy miért távoznak az alkalmazottak. Például nyugdíjba vonulás miatt távoznak, elbocsátották őket, vagy jobb munkalehetőségük akadt? Az okok megértése segíthet olyan irányelvek és stratégiák kialakításában, amelyek a dolgozókat maradásra bírják és segítenek megtarttani a legjobb munkavállalókat. Az alábbiakban áttekintjük a legfontosabb mérőszámokat, amelyeket a kilépési fázisban érdemes nyomon követni:

• kilépő interjúk kitöltésének aránya: Bár nagyon fontos figyelemmel követni a kilépési felmérést kitöltő embereket, amikor távoznak, az igazi lényeg az általuk megosztott okokban és visszajelzésekben rejlik. Ezek az értékes információk lehetővé teszik, hogy mélyebben megértsük az emberek távozásának okait.
• önkéntes távozás aránya: Az önkéntes fluktuáció azokat a munkavállalókat jelenti, akik önként hagyják el a vállalatot. Ennek indoka lehet a nyugdíjba vonulás, új munkalehetőség vagy számos más ok. Fontos, hogy ezt a mérőszámot al-kódokra bontsuk az okok szerint, hogy elég részletesen megismerjük, miért távoznak az emberek.  E mellett nyomon követhetjük ezt az arányt vállalati, szervezeti, részleg- és demográfiai szinten is.
• nem önkéntes távozás aránya: A nem önkéntes fluktuáció az elbocsátott vagy leépített munkavállalókat jelenti. Míg a leépítés miatt szükség lehet némi nem önkéntes fluktuációra, a magas szint azonban rossz munkaerő-felvételi folyamatot jelezhet. Ismét fontos, hogy ezt a mérőszámot is osszuk fel al-kódokra az okok szerint, hogy elég részletesen megismerjük, miért szüntettük meg az emberek munkaviszonyát. 

Ez csak néhány a lényeges mérőszám a HR mérőszámok közül, amelyeket érdemes nyomon követni. Alapvető fontosságú, hogy a sokszínűséget és befogadást minden szakaszban prioritásként kezeljük és mérjük. Ennek érdekében számos ilyen mérőszámot különböző demográfiai csoportok, például nők, fogyatékkal élők és etnikai kisebbségek alapján is lehet vizsgálni. Például elemezhetjük a kifejezetten a nőkre vonatkozó fluktuációs arányt vagy a baby boom generáció jelentkezési arányát.

hogyan válasszuk ki a megfelelő mérőszámokat egy adott szervezet számára? 

A mai technológia minden eddiginél könnyebbé teszi az emberekkel kapcsolatos adatok nyomon követését és elemzését. Ugyanakkor megnehezítheti annak meghatározását is, hogy mely mérőszámok működnek a legjobban egy adott vállalatánál. Sajnos a HR mérőszámok esetében nincs egyféleképpen alkalmazható módszer. Inkább olyan testreszabott stratégiát kell kialakítani, amely a legjobban működik az adott vállalat számára.

A HR-mérőszámok használatára vonatkozó stratégia kialakításakor több dolgot is szem előtt kell tartani.

1./ a vállalat általános küldetése és jövőképe.

Mindenekelőtt a HR mérőszámok használatára vonatkozó stratégiának összhangban kell lennie a vállalat általános küldetésével és jövőképével. Ha például a vállalat küldetése a sokszínűség és befogadás, akkor olyan mérőszámokat kell használni, amelyek lehetővé teszik a DE&I-programok (sokszínűségi, méltányossági, befogadó programok) hatékonyságának nyomon követését. A HR-osztálynak szorosan együtt kell működnie a vállalat vezetőivel a szervezet elvárásainak megértése érdekében.

2./ HR célkitűzések.

Magától értetődik, mégse feledkezzünk meg arról, hogy a HR mérőszámokra vonatkozó stratégiát összhangba kell hozni a HR-célkitűzésekkel, valamint más szervezeti összefüggésekkel, például a vállalat szerkezetével és méretével. Könnyen előfordulhat, hogy az összes adat összegyűjtése és elemzése során megfeledkezünk az eredmények nyomon követésének fő céljáról. Ha például az elsődleges cél a képzett munkaerő megszerzése, akkor a munkavállalói ciklus első három szakaszából származó mérőszámok használata a leghasznosabb.

3./ ágazat-specifikus mérőszámok.

A szervezetnek megfelelő HR-mérőszámok kiválasztásakor figyelembe kell venni az iparágát. Mérlegeljük, hogy mely mérőszámok a legrelevánsabbak és legjelentősebbek a cég iparága, kontextusa és célja szempontjából. Más szóval, határozzuk meg, hogy mely mutatókat tudjuk mérni és elemezni a munkahelyi gyakorlatok javítása, konkrét problémák megoldása vagy értékes betekintés nyerése érdekében.

A szervezet számára megfelelő mérőszámok kiválasztása nem csak egy egyszeri folyamat. Ehelyett gyakran felül kell vizsgálni a használt HR mérőszámokat, hogy azok még mindig összhangban vannak-e a vállalat küldetésével és jövőképével, megfelelnek-e az iparági szabványoknak, és segítik-e a szervezetet céljai és célkitűzései elérésében.