A COVID-19 nagyon sok téren befolyásolta a szervezetek működését. Bizonyos ágazatoknak (legfőképpen az egészségügynek és az IT szektornak) reagálniuk kellett a szolgáltatásaik iránti igény hirtelen és jelentős növekedésre, ami a munkaerő iránti nagyobb keresletet eredményezett. Máshol, mint például a turizmus és vendéglátás területén, leépítésekre kényszerültek, amikor sok országban leálltak azok a fogyasztói és szabadidős tevékenységek, melyekre ezek az ágazatok támaszkodtak.
A szervezetek számára a világjárvány elsődleges hozadéka a távmunka arányának növekedése lett, ahogy ezt a kormányok és egészségügyi szervezetek is ajánlották a vírus elleni harc eredményessége érdekében. A szellős kialakítású (low-density) munkahelyek (61%) és az eseti szerződéses munkavégzés (gig economy 54%) szintén tartós trendnek bizonyultak.
Ha a távmunka szervezése új kihívást jelent vállalatunk számára, fontos, hogy tisztában legyünk a leggyakoribb hibákkal és csapdákkal, amiket el kell kerülnünk.
1./ a munka-magánélet egyensúly figyelmen kívül hagyása.
A hagyományos munkahelyhez szokott dolgozók sok kihívással szembesülhetnek az otthoni munkavégzésre való átállás során, ilyen a munka és a magánélet egyensúlyának fenntartása. Miközben az otthoni munkavégzés javulást is hozhat e téren – például azzal, hogy a dolgozók megspórolják a bejárással töltött időt – el is moshatja a határt a munka és az otthoni élet között.
Megoldásként javasolhatjuk alkalmazottainknak, hogy húzzanak éles határvonalat a munkájuk és a személyes idejük között azzal, hogy ha van rá lehetőségük, alakítsanak ki otthonukban egy teret, amit a munkának szentelnek. Így ha szünetet akarnak tartani vagy végeztek az aznapi munkával, átmehetnek a lakás egy másik terébe, hogy átkapcsolhassanak otthoni üzemmódba.
Egy másik hasznos tanács lehet a dolgozók felé, hogy a munkával kapcsolatos levelezésüket és egyéb értesítéseiket kapcsolják ki a munkaidő lejártával. Az okostelefonok nyújtotta állandó hozzáférés a kommunikációs eszközökhöz azt az érzést keltheti bennük, hogy mindig „be vannak kapcsolva,” és folyamatosan a munkán kell, hogy járjon az eszük, ami kiégéshez vezethet.
A munka és magánélet egyensúlyának fenntartására irányuló, célzott intézkedések kulcsfontosságúak lehetnek a dolgozók mentális egészsége szempontjából, különösen ilyen feszültséggel és szorongásokkal teli időkben. A munkáltatóknak kiemelt figyelmet kell tehát szentelniük ennek a COVID utáni időszakban is.
A Cedars-Sinai Medical Center szakértői szerint valószínű, hogy a járványnak hosszú távú hatásai lesznek a mentális egészségre.
2./ napirend hiánya.
A hagyományos munkahelyhez szokott dolgozók azzal az újdonsággal is szembesülhetnek az otthoni munkavégzésre való átállás során, mint a munkarend következetes betartása az otthoni környezetben. Ennek megelőzésére a vezetőknek érdemes kialakítani a munkanapok átlátható struktúráját.
Jó, ha bevezetünk rendszeres időközönként tartott megbeszéléseket a hét során, így a csapat minden tagja számára lehetőség nyílik, hogy felvegyék a fonalat, tájékoztassák egymást a haladásukról, és megosszanak fontos információkat.
Hasznos lehet rendszeres megbeszéléseket betáblázni azokkal a kollégákkal, akik hatékonyabbak, ha együttműködhetnek másokkal és szükségük van rá, hogy ötleteiket másokkal ütköztethessék.
Különféle projekt management eszközök léteznek, amik megkönnyíthetik a munkatervek kidolgozását, és a teljes csapat számára átláthatóvá tehetik a folyamatokat. Az Asana, Trello, Basecamp és Liquid Planner alkalmazások különösen hasznosnak lehetnek feladatlisták létrehozásában, a legfontosabb feladatok rangsorolásában, és az egyes munkák emberekhez rendelésében.
A napirend – amellett, hogy segít a dolgozóknak a munkájuk végzéséhez szükséges rendszer megtartásában – arra is jó, hogy tervezett ideje legyen a szüneteknek, étkezéseknek és testmozgásnak. A távmunkában is hatékony munkavállalók képesek világos határt húzni a munkájuk és az otthoni életük között, a felelős munkáltatók pedig segítségükre vannak ebben.
3./ a megfelelő kommunikáció hiánya.
Amikor az emberek sok időt töltenek a munkahelyükön, spontán módon alakul ki a kommunikáció a kollégák között. A munkatársak természetszerűleg megbeszélik egymással, ami foglalkoztatja őket, ez oldja a stresszt, előmozdítja a tudásmegosztást, ezért hatékonyabb lehet a munkavégzés.
Az otthonról végzett munka esetében nehezebbé válik a spontán beszélgetés, és ennek különféle negatív következményei lehetnek. Amellett, hogy a dolgozók elszigetelve érzik magukat, és elzáródnak az emberi érintkezés alapvető előnyeitől, a kommunikáció ilyen fajta korlátai az egész vállalkozás teljesítményére hatással lehetnek.
Ha például valaki egy nagy megrendelésen dolgozik szoros határidővel, gyakori kapcsolattartásra van szüksége mindenkivel, akinek szerepe van a projektben. Így csökkenthető az esetleges hibák kockázata, vagy a megrendelő prioritásainak figyelmen kívül hagyása a félrement kommunikáció következtében.
A technológiának itt is kulcsszerep jut, olyan kommunikációs és együttműködést segítő eszközökkel, mint a Zoom, a Microsoft Teams és a Google G Suite, melyek minden eddiginél könnyebbé (és olcsóbbá) teszik a kapcsolattartást a munkatársak között, bárhol is tartózkodjanak. Az ilyen alkalmazások szerepe felbecsülhetetlen a szakmai kommunikációban, de kötetlen beszélgetésekre vagy csoportos eseményekre is használhatók, virtuális kávészünetekre például. Az ilyen tevékenységek elengedhetetlenek a morál javítása érdekében, és segítik a kapcsolattartást a távolról dolgozó munkatársak között.
4./ ne feltételezzük, hogy van, akinek nincs szüksége támogatásra.
Különböző emberek különféleképpen reagálnak a távmunkára. Némelyek vágyni fogják a társas érintkezést és együttműködést, és ezért rendszeres kapcsolatban kell lenniük a munkatársaikkal és a vezetőkkel, hogy hatékonyak maradhassanak.
Viszont azok, akik egyedül szoktak dolgozni vagy természetüknél fogva csendesebbek, még inkább magukba fordulnak a távmunka során, talán azért, mert nincs elég önbizalmuk, hogy megszólaljanak, ha kérdésük vagy problémájuk van.
A vezetőknek nem szabad azt feltételezni, hogy a dolgozók tökéletesen boldogulnak a munkájukkal csak azért, mert nem adnak hangot aggodalmuknak. Valójában talán épp a legcsendesebb és tartózkodóbb dolgozók igénylik a legnagyobb figyelmet a vezetőiktől, hiszen ők fognak legkevésbé önszántukból megnyilvánulni.
A legkisebb cselekedet vagy gesztus – például ha a vezető felhívja azokat, akikkel nem beszélt pár napja – elég lehet, hogy az adott dolgozó érezze a támogatást. Ez annak a kockázatát is csökkenti, hogy jelentéktelennek tűnő, ezért nem kezelt ügyek esetleg komoly nehézséggé fajuljanak.
Továbbá az ilyen jellegű proaktivitás azt mutatja, hogy a vezető elkötelezett dolgozói jólléte iránt, ami jót tesz a munkáltatói márkának is.
5./ a technikai háttértámogatás elmulasztása.
Az egyik legfontosabb prioritás a távmunka irányába – szükségből vagy önként – elmozduló modern vállalkozások számára, hogy biztosítsák alkalmazottaik számára a hozzáférést különféle eszközökhöz és technológiákhoz, melyek a hatékony munkavégzéshez szükségesek.
Egy lépéssel előrébb járva azt is végig kell gondolni, milyen folyamatok és rendszerek bevezetésére van szükség a folyamatos technikai támogatás biztosítása érdekében.
Ehhez a következő kérdéseket kell megválaszolnunk:
- Hogyan reagálunk olyan technikai problémákra, melyek akadályozzák munkatársainkat a munkavégzésben – például egy meghibásodott laptop?
- Elérhető-e technikai segítség olyan dolgozók számára, akiknek gondot jelent a távoli munkavégzéshez szükséges szoftver vagy rendszerek használata?
- Képesek vagyunk-e folyamatos képzést biztosítani az alkalmazottaknak a technológia legeredményesebb használata érdekében a távmunka során?
A Randstad Workmonitor 2021-es második kiadásának egyik legfontosabb megállapítása volt, hogy a magyar válaszadók 64%-a számára gondot jelentett az új készségek elsajátítása és a COVID-19 járvány okozta kihívásokhoz való alkalmazkodás. Ebből arra lehet következtetni, hogy sok munkáltató növelhetné a munkaerő számára nyújtott támogatást olyan képzésekkel, melyek a technológia legújabb irányait és vívmányait tükrözik.
6./ a biztonság elhanyagolása.
Fontos, hogy a munkavállalók képesek legyenek megfelelően ellátni a munkájukat otthonról is, de elengedhetetlen, hogy a távolról végzett munka ne növelje a cég biztonsági kockázatait. Ehhez érdemes bevezetni olyan intézkedéseket, melyek növelik a biztonsági szintet és megóvják az érzékeny információkat és vagyontárgyakat.
Azon dolgozók számára, akik munkája során felmerül az adatok biztonságának kérdése, mindenképp érdemes biztosítani céges eszközöket a munkavégzéshez (laptopok és telefonok). Így biztosak lehetünk abban, hogy minden egyes eszköz, melyet az alkalmazottak munkavégzésre használnak, erős biztonsági beállításokkal rendelkezik, és megbízható vírus- és egyéb védelemmel van ellátva.
Másik lehetőség, ami hatékonynak bizonyulhat, ha külön virtuális magánhálózatot hozunk létre a cég számára, mely a biztonságot egy saját „alagút” működtetésével növeli, melyen keresztül kódolás és hitelesítő eszközök segítségével biztonságosan történhet az adatforgalom.
Mindig tájékoztassuk az alkalmazottakat az adatbiztonsággal kapcsolatos gyakorlatokról, például:
- Keressenek egy csendes helyet érzékeny információkat érintő telefonbeszélgetésekhez, vagy használjanak fejhallgatót a diszkréció érdekében
- Titkos adatokat ne nyomtassanak ki
- Zárolják a laptopjuk képernyőjét, amikor használaton kívül vannak, és rendeljenek jelszavas védelmet minden készülékükhöz.
7./ mikromenedzsment.
Ahogy korábban megjegyeztük, a távoli munkavégzésnek megvan az a kockázata, hogy nehézségek adódnak a vezetők és az alkalmazottak közötti rendszeres kapcsolat hiányából. Miközben életbevágó, hogy gyakori kapcsolatban legyünk a dolgozókkal, az is fontos, hogy ne essünk a másik végletbe, és ne váljunk mikromenedzserré.
Rendszeres kapcsolatban kell lennünk az alkalmazottainkkal, de azt is ki kell mutatnunk, hogy bízunk benne, hogy el tudják végezni a munkájukat, és hatékonyak maradhatnak anélkül is, hogy vezetőjük (virtuálisan) figyelné minden mozdulatukat.
A kutatás azt mutatta, hogy a távollét a munkahelytől akár segíthet is abban, hogy az emberek jobban végezzék a munkájukat, hiszen a távmunkában dolgozók 77%-a úgy véli, hogy hatékonyabb az otthonról végzett munka során, és 76%-uk inkább nem megy be az irodába, ha összpontosítania kell egy projektre.
Végeredményben a vezetőknek érdemes kialakítani a megfelelő egyensúlyt aközött, hogy egyrészt felügyelik a távmunkát, biztosítják a szükséges támogatást a csapatok számára, másrészt megadják a dolgozók számára a munkavégzéshez szükséges szabadságot és önrendelkezést.
8./ nincsenek elvárások.
Akik újak a távmunka világában, fontos, hogy világosan lássák, hogyan tudják teljesíteni kötelezettségeiket otthonról (vagy ahonnan dolgoznak), és hogy milyen szintű eredményességet tűzzenek ki célul.
Bizonyos beosztások esetében – például amelyek csak számítógépet, internet kapcsolatot és az üzleti adatokhoz és rendszerekhez való hozzáférést igényelnek – nagyon kicsi is lehet a különbség a rendes irodai munka és az otthoni munkavégzés között.
Az olyan munkákra viszont, melyek jobban igénylik az együttműködést és a munkatársak közti párbeszédet, a távmunka nem annyira alkalmas. Ilyen esetekben fontos az alkalmazottakat bevonva tervet készíteni arra, hogyan tudják továbbra is használni készségeiket, és hogyan maradhatnak eredményesek a cég számára, még ha szokatlan körülmények közt kell is dolgozniuk.
Ezekben a helyzetekben jönnek elő a vezetői képességek, és ilyenkor látjuk igazán hasznát, ha világos terveket készítünk a távmunkaerő hatékony menedzselésére.