HR reporting: hatékony HR dashboard-ok az adatelemzéshez.

A humánerőforrás részleg rengeteg adatot generál a munkaerő-felvétel, a képzés és összességében a munkavállalói élmény kapcsán. Egy HR dashboard a legjobb mód arra, hogy ezeket az adatokat megjelenítsük és a vállalat előnyére használjuk. Ez az egyszerű, rugalmas eszköz segít nyomon követni és elemezni a releváns mérőszámokat, hogy egyszerűbb legyen a HR-adatszoláltatás, ami javítja a döntéshozatalt az egész szervezeten belül.

Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogy milyen jelentős szerepet játszanak a HR-dashboard-ok, és olyan hatékony stratégiákat tárunk fel, melyekkel a legtöbbet lehet kihozni ezekből a szervezet számára.

mi az a HR dashboard?

A HR dashboard olyan felület, amely fontos HR mérőszámokat és összefüggéseket mutat. Több forrásból származó adatokat foglal magába, és ezeket könnyen érthető formában jeleníti meg. Így egy helyen lehet kényelmesen követni, elemezni és jelentésbe foglalni a vállalat legfontosabb teljesítménymutatóit (KPI).

A hatékony HR-dashboard elsődleges célja, hogy a HR- és a vezetői csapatok számára akciószemléletű betekintést nyújtson, lehetővé téve számukra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak, és pontosan megértsék, hogy milyen intézkedésekre van szükség.

HR dashboard-on követhető mérőszámok lehetnek:

• az alkalmazottak száma
• munkahelyi elégedettség
• munkavállalói nettó támogatói pontszám (eNPS) 
• hiányzások aránya
• fluktuáció aránya
• munkavállalói termelékenység
• alkalmazottra vetített képzési költség
• fogyatékkal élő munkavállalók százalékos aránya

A HR dashboard nem olyan megoldás, amit fel lehet húzni egy sablonra. Testre kell szabni a célcsoport vagy -személy egyéni igényei alapján. Ezen igények megértésével azonosíthatóak a releváns üzleti kérdések, majd meg lehet határozni a siker mérésére szolgáló leghatásosabb mérőszámokat. A HR-csapat például külön dashboardakat használhat a munkaerő-felvétel, az alkalmazottak elkötelezettségének és megtartásának nyomon követésére. A vezetőség talán egyetlen dashboardat részesít előnyben, amely átfogó áttekintést nyújt a legfontosabb HR-funkciókról.

a HR-dashboard-ok előnyei.

A HR-dashboardak jelentős előnyökkel járnak, mind a HR-osztály, mind a szervezet egésze számára.

a HR-folyamatok egyszerű követése.

A HR-dashboard lehetővé teszi a KPI-ok rendszeres nyomon követését és az egyes KPI-ok alapszintű megértését - így könnyebb észrevenni az adatokban bekövetkező változásokat. Ha probléma merül fel, korrekciós intézkedéseket hozhatunk, mielőtt a probléma eszkalálódna. Ha pozitív tendencia mutatkozik, felkutathatjuk annak forrását, és kihasználhatjuk a lehetőséget.

időtakarékosságra tervezve.

A HR dashboard segítségével egyszerűen és gyorsan ellenőrizhető a kritikus mérőszámok állapota. Minden fontos információ egy képernyőn jelenik meg, így nem kell hosszú dokumentumokat olvasni vagy külön alkalmazásokba bejelentkezni ahhoz, hogy megtaláljuk, amire szükség van. Mivel a dashboard widgetjei konkrét forrásokhoz kapcsolódnak, szükség esetén könnyen le lehet ásni a megfelelő adatokig.

automatizált HR-jelentések.

A HR dashboard létrehozásakor kapcsolatokat hozunk létre a szoftver és az adatforrások között. Minden alkalommal, amikor valaki megnyitja a dashboard-ot, ezek a kapcsolatok automatikusan lehívják és megjelenítik a legfrissebb információkat. Ez egy hatékony módja a jelentés készítés egyszerűsítésének, a HR munkaterhek csökkentésének és annak, hogy a vállalat vezetői bármikor hozzáférhessenek a frissített adatokhoz.

jobb döntéshozás.

Az adatok átláthatósága javítja a döntéshozatali folyamatot a szervezet minden szintjén. A dashboard-hoz való hozzáférés révén minden érdekelt fél megalapozott döntéseket hozhat a stratégiával, a lehetőségekkel vagy a megoldásokkal kapcsolatban. A HR-dashboard-ok az átláthatóságot is növelik, és megszüntetik az adatsilókat, ami javítja az információk megosztását az egész szervezeten belül.

mélyebb HR-összefüggések.

A HR-szoftverek gyakran rendelkeznek munkaerőelemző algoritmusokkal, ami segíthet megtalálni az egyébként nehezen észrevehető összefüggéseket. A különböző adatforrások kombinálásával mélyebbre áshatunk, és akár ok-okozati összefüggéseket is feltárhatunk (regresszióelemzés alapján). Felfedezhetjük például, hogy azok az alkalmazottak, akik részt vesznek egy adott képzésen, mennyivel termelékenyebbek, vagy akár olyan következtetést is levonhatunk, hogy az adott diplomával rendelkező jelöltek a legsikeresebbek egy-egy pozíció esetén. Ezek a meglátások segíthetnek optimalizálni és finomítani HR-stratégiát.

a leggyakoribb HR-dashboard-ok.

A szervezet számára összeállítandó dashboard-ok a működéstől, a HR-célkitűzésektől és az érdekelt felek igényeitől függenek. A legtöbb vállalat alap HR-dashboardakkal kezdi, és azokat testre szabja a releváns mérőszámokkal.

vezetői dashboard.

Ez a dashboard magas szintű, átfogó HR információkat nyújt a vállalat vezetőinek. Olyan mérőszámokat kell tartalmaznia, amelyek segítik a vezetőket a stratégiai és költségvetési döntések meghozatalában. Ilyen például a teljes munkaerőköltség, a munkaerő sokszínűsége és a dolgozói elégedettség.

Vannak-e a vállalatnak a HR-funkciókhoz kapcsolódó átfogó célkitűzései? Ha igen, testre lehet szabni a vezetői dashboardat a vonatkozó KPI-kkel. Ha a szervezet növelni szeretné a megtartást, akkor olyan mérőszámokat kell felvenni, mint a dolgozói elégedettség és a dolgozók megtartásának aránya.

sokszínűségi dashboard.

A sokszínűség sok vállalkozás számára kiemelt prioritás. A sokszínűségi dashboard segít megérteni a munkaerő megoszlását olyan tényezők szerint, mint például:

• Kor
• Nem
• Etnikai hovatartozás
• Tanulmányi háttér
• Hely
• Fogyatékkal élő munkavállalók

A demográfiai adatok nyomon követhetők az új alkalmazottak, a fluktuációs ráta és a munkával való elégedettség összefüggéseiben is. Ha a vállalat sokszínűséggel, egyenlőséggel és befogadással (DEI) kapcsolatos felméréseket végez, adjuk hozzá az eredményeket ehhez a dashboardhoz; ez hatékony módja a dolgozói attitűdök láthatóvá tételének.

toborzási dashboard.

Amikor a vállalat aktívan felvételt folytat, ez a dashboard átfogó áttekintést nyújthat a HR-, a menedzsment- és a vezetői csapatoknak a folyamatról. Általában legalább egy widgetet tartalmaz, amely összefoglalja a jelentkezők, az elutasított jelentkezők, az interjún résztvevők és az ajánlatot kapott jelöltek számát minden egyes nyitott pozícióra vonatkozóan. Emellett az erőforrás-elosztás optimalizálása érdekében elengedhetetlenül fontos a leghatékonyabb beszerzési csatornák áttekintése.

Egyéb gyakori toborzási KPI-k, amelyeket érdemes nyomon követni és megjeleníteni:

• A pályázatok száma forrásonként
• Hány nap alatt töltődnek be a nyitott pozíciók
• Egy alkalmazottra jutó toborzási költség
• A jelentkezők életkor szerinti megoszlása
• Az egyes felvételi állomások átlagos időigénye         

képzés-fejlesztés dashboard.

A képzés-fejlesztés dashboard egy pillanatkép a vállalat képzési és fejlesztési tevékenységeiről. Ügyeljünk arra, hogy tartalmazza az alapvető KPI-okat, beleértve a képzés befejezési arányát programonként, osztályonként és szerepkörönként. Ahhoz, hogy a felhasználók érzékeljék a teljes befektetést, hozzá kell adni a képzési költségeket és az összes képzési órát.

Sok esetben a kézpzés-fejlesztéshez kapcsolódó mérőszámok akkor a legérthetőbbek, ha az eredményekre vonatkozó információkkal párosulnak, mint például a munkavállalók elégedettsége a programmal vagy a munkavállalók termelékenysége és előléptetési aránya a képzés előtt és után.

fluktuációs dashboard.

Ha a fluktuáció csökkentésére és a munkaerő megtartásának növelésére törekszünk, a fluktuációs dashboard gyors állapot képet biztosít. Tartalmazza az aktuális és az éves fluktuációs arányokat, valamint a távozó alkalmazottak számát. Annak érdekében, hogy pontosan megállapítható legyen, mely alkalmazottak esetében legnagyobb a flukutáció, érdemes lebontani a fluktuációt olyan tényezők szerint, mint részleg, telephely, szolgálati idő, nem, vagy etnikai hovatartozás.

Ne feledjük, hogy a fluktuáció nem minden esetben rossz vagy kontrolálatlan. A reálisabb kép érdekében figyelembe kell venni az olyan mérőszámokat, mint az önkéntes és a nem önkéntes, valamint a kívánt és a nem kívánt fluktuáció.

hogyan készítsünk HR dashboard-ot?

A HR dashboard-ok kialakításának folyamata a vállalat meglévő eszközei és adatgyűjtési módszerei alapján változik. Használjuk az alábbi lépéseket alapvető keretként, de ne féljünk a vállalkozás igényeihez igazítani őket.

1/ a közönség és a célok meghatározása.

Minden más intézkedés előtt meg kell határozni, hogy ki fogja használni a dashboard-ot és milyen célra. Ha a HR-igazgatót kell naprakészen tartani, akkor olyan dashboard-ra van szükség, amely áttekintést nyújt a folyamatban lévő részlegkezdeményezések állapotáról. Egy alacsonyabb szintű alkalmazottnak azonban  jobban hasznára válik egy olyan dashboard, amely segít felmérni egy adott HR-program előrehaladását.

2/ A legfontosabb HR teljesítménymutatók (KPI-ok) beazonosítása.

Válasszuk ki azokat a fő teljesítménymutatókat, amelyek segítségével nyomon követhető az egyes célok és célkitűzések előrehaladása vagy teljesülése. Mindegyiknek relevánsnak kell lennie az adott felhasználó számára. A vezetőknek és a menedzsereknek általában átfogó adatokra van szükségük, míg az alacsonyabb szintű alkalmazottaknak nagyobb értéket jelenthetnek a részadatok. Ha megvan a lista, rangsorolni kell fontosság szerint. Ne feledjük, mindig az egyszerűség a lényeg. Sokkal hatékonyabb, ha 5 fő teljesítménymutatóra összpontosítunk, és ezeket aktívan nyomon követjük, mintha 25 olyan mérőszámmal árasztanánk el magunk, amelyekkel kapcsolatban senki sem tesz lépéseket.

3/ platformválasztás.

Valószínű, hogy az Ön vállalata már használ olyan platformot, amely támogatja a HR dashboard-okat. A Microsoft Excel és a Google Sheets két költségvetés-barát lehetőség; mindkettő rendelkezik beépített adatelemző eszközökkel. Vannak azonban olyan speciális emberi erőforrás elemző platformok is, mint például a Crunchr, amelyek nagyban leegyszerűsíthetik a HR-dashboard-ok létrehozásának folyamatát. A Crunchr egyik kiemelkedő jellemzője az előre elkészített HR-mérőszámok és vizualizációk könyvtára, amely lehetővé teszi a könnyed testreszabást az igényeknek megfelelően.

Aki egy HR-analitikai platformba való befektetést fontolgat, elengedhetetlen, hogy figyelembe vegye az olyan tényezőket, mint az interaktivitás, a skálázhatóság, az árképzés és a könnyű beállítás. Emellett mindenképpen ellenőrizni kell az integrációk listáját, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a platform kompatibilis a vállalat adatforrásaival.

4/ a dashboard felépítése.

Vegyük a KPI-ok listáját, és adjuk hozzá őket a dashboardhoz; ez a folyamat platformonként változik. Ne féljünk kísérletezni a különböző formátumokkal, hogy megtaláljuk azt, amelyik a legjobban közvetíti számunkra az adatokat. Ezután gondoskodni kell arról, hogy a legfontosabb mérőszámok jól láthatóan, kiemelt helyen szerepeljenek. Ne feledjük, hogy semmi sincs kőbe vésve; az elrendezés idővel változhat.

5/ jogosultságok beállítása

A választott platformon található hozzáférés-szabályozás segítségével rendeljünk hozzá egy vagy több felhasználót a dashboardhoz. Adatbiztonsági okokból általában az a legjobb, ha a hozzáférést azokra az emberekre korlátozzuk, akiknek valóban szükségük van az információra.

hibák, amiket kerüljünk a HR dashboard megalkotása során.

A HR dashboard alacsony kockázatú üzleti eszköz - létrehozása megfizethető és könnyen módosítható. Az időmegtakarítás és a megtérülés maximalizálása érdekében kerülni kell azokat a gyakori hibákat, amelyek hátráltathatják az előrehaladást.

túl sok mérőszám felvétele.

A HR dashboard-ot úgy tervezték, hogy leegyszerűsítse a KPI-követési folyamatot. A rengeteg HR-mérőszám felvétele helyett jobb mértékletességet tanúsítani. A dashboardat a valóban fontos HR teljesítménymutatókra kell korlátozni, és így használója kisebb valószínűséggel fogja magát túlterheltnek érezni, vagy lemaradni a kulcsfontosságú információkról. Minden mérőszámnak közvetlenül kapcsolódnia kell ahhoz, amit a vállalkozás meg akar változtatni vagy fenn akar tartani.

bonyolult elrendezés .

Ha a HR dashboard túlzsúfolt, vagy minden KPI-megjelenítés egyforma méretű, nehéz lehet megtalálni a legfontosabb mérőszámokat. Mivel a dashboard elrendezését teljesen testre lehet szabni, ez a hiba könnyen elkerülhető - egyszerűen információs hierarchiát kell alkotni. A kritikus KPI-ok legyenek nagyobbak és a képernyő tetejéhez közel kell elhelyezni őket; a többi widget fontossági sorrendben következzék. KPI-csoportokat is létre lehet hozni, hogy az összefüggő mérőszámok egymáshoz közel jelenjenek meg.

az adatelemzés kihagyása.

A HR dashboard az adatok megjelenítésének egy módja. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozzuk ki az információkból, hozzá kell adni egy elemzési réteget. Ha a vállalat rendelkezik üzleti intelligencia platformmal, az integrált mesterséges intelligencia képes ezt a folyamatot elvégezni helyettünk. Alternatív megoldásként használhatók az olyan programokban található adatelemző eszközök is, mint a Microsoft Excel. A hatékony elemzés segít megérteni a munkavállalók viselkedését, pontosan meghatározni a kívánatos tulajdonságokat, vagy azonosítani a leghatékonyabb tanulási és fejlesztési stratégiákat az egyes munkakörökhöz.